Procedimento do Secretário Depois da Comissão
De acordo com o Guia para a Secretaria de Igreja, na página. 61, depois da comissão, o secretário deve:
1. AJUSTAR
Preparar a Ata com as decisões votadas pela Comissão da Igreja, numerando os votos em ordem crescente e reiniciando a numeração a cada ano.
2. ASSINAR
Imprimir, assinar e colher a assinatura de quem presidiu a comissão e depois encadernar as atas da Comissão da Igreja ao término do
ano. A numeração dos votos das atas da Comissão da Igreja será diferente da numeração dos votos das atas da Reunião Regular e da Reunião Administrativa da Igreja. Fazer um índice que contemple as duas numerações.
3. AGENDAR
Colocar na Agenda da Reunião Regular ou da Reunião Administrativa da Igreja os assuntos recomendados pela Comissão da Igreja ao
plenário.
4. ANUNCIAR
Notificar todas as decisões da Comissão da Igreja às pessoas envolvidas e fixar no mural da igreja ou divulgar em seu boletim alguns
temas de interesse geral da congregação.
Todos os assuntos estudados devem ser registrados em Ata e devem ser lidos. No entanto, o Guia para Secretaria de Igreja, na página 64, orienta que: “Nem todos os itens tratados na Comissão da Igreja necessitam ser apresentados como uma recomendação para que sejam votados pela igreja, em uma Reunião Regular da Igreja ou em uma Reunião Administrativa da Igreja devidamente convocada.”
O Manual da Igreja distingue quais itens devem ser apresentados como recomendação da Comissão Diretiva à igreja em um culto de sábado pela manhã e quais devem ser apresentados como recomendação da Comissão Diretiva da igreja para serem votados em uma Reunião Administrativa da igreja devidamente convocada.
Apresentação do Relatório
A apresentação do Relatório da Comissão à Igreja deverá ser presidida pelo pastor distrital, e na sua impossibilidade, pelo ancião devidamente autorizado pelo pastor para os assuntos previstos no Manual da Igreja.
Deve-se observar três aspectos:
- Convocação da Igreja para apreciar o relatório da Comissão;
- Se houver necessidade, deve-se convocar uma Reunião Administrativa e verificar se há quórum para a votação;
- Transferências e nomeações são apresentadas em duas leituras de Reuniões da Igreja.
Para votar os itens, compete ao(a) secretário(a) introduzir os assuntos de acordo com as propostas da Comissão da Igreja com a expressão “PROPONHO”. A forma denominacional da votação dos itens tem a seguinte ordem:
1. O secretário PROPÕE;
2. O presidente pede APOIO para que o item possa ser tratado;
3. O presidente abre o item para OBSERVAÇÕES;
4. O presidente coloca o item em VOTAÇÃO (após encerrar as observações);
5. O presidente finaliza a votação dizendo que o item está VOTADO.
Para esclarecer a decisão a ser registrada, em alguns votos pode se fazer necessário ter “considerandos” antes de registrar o voto.
O relatório dos itens que a comissão tem autonomia para votar pode ser apresentado em forma de ATA e deverá ser apenas lido. Não há necessidade de votar novamente. Os itens que a Reunião Administrativa precisar votar deverão ser apresentados em forma de agenda. Depois de feita a leitura desses itens, o presidente pede apoio, verifica as observações e procede a votação.
