Procedimento do Secretário Durante a Comissão
Durante a comissão o secretário deve:
1. Entregar a todos os participantes uma cópia da agenda e dos materiais necessários para a reunião. Quando a agenda for em formato digital, enviá-la pelo meio mais usado pelos membros da Comissão da Igreja.
2. Ter à mão os documentos necessários para respaldar os itens da agenda.
3. Confirmar o quórum da Comissão da Igreja e informar ao presidente para que dê início à reunião.
4. Registrar os membros e os convidados presentes na Comissão da Igreja, verificando se os convidados que terão direito a voto não excedem os 10% dos membros presentes.
5. Anotar local, data, horário, responsável pela meditação e orações do início e fim da Comissão da Igreja.
6. Informar, se necessário, ao pastor e aos membros da Comissão da Igreja o andamento das decisões tomadas na última reunião, inclusive as disciplinas de censuras de membros já vencidas e as medidas para avisá-los.
7. Introduzir, sob a condução do presidente, os assuntos de acordo com a agenda. Deve ser seguida a seguinte orientação na tomada de decisão:
a) O secretário introduz cada assunto da agenda com a expressão PROPONHO.
b) O presidente pede APOIO para que o assunto possa ser tratado.
c) O presidente abre o assunto para OBSERVAÇÕES.
d) O presidente coloca o assunto em VOTAÇÃO.
e) O presidente finaliza a votação dizendo que o assunto está VOTADO.
8. Fazer as anotações correspondentes a cada decisão tomada para a elaboração apropriada dos votos na Ata.
9. Cuidar para que o ambiente utilizado na reunião permaneça organizado e limpo, recolhendo, ao final de reunião, as agendas e os materiais não usados.
Orientações para grupos
As igrejas não organizadas possuem o status de grupo. E dessa forma, os grupos se diferem por não possuírem autonomia para aprovar processos que uma igreja organizada possui. Os grupos precisam da aprovação da Associação correspondente para dar andamento aos seus procedimentos.
Nas Agendas/Atas de grupos, deve-se colocar: recomendar à Associação (nome da Associação completo) no lugar de Reunião Regular ou Reunião Administrativa, para votos em que assim se faz necessário.
Passo 1
Agenda da comissão diretiva do grupo
Passo 2
ATA da comissão diretiva do grupo
Passo 3
ATA da reunião regular e/ou administrativa do grupo
Passo 4
Encaminhar à associação/missão
Confecção de ATAs (Igrejas)
Tanto em Reuniões Regulares quanto em Reuniões Administrativas, deve-se respeitar o quórum mínimo. Elas se diferenciam basicamente pela funcionalidade dos assuntos tratados. Acompanhe:
Reunião regular
Os principais itens a serem apresentados em uma Reunião Regular da Igreja são os seguintes:
- Admissão de membro por batismo, rebatismo e profissão de fé (ver Manual da Igreja, p. 46, 50-53).
- Delegados para a Assembleia da Associação (ver Manual da Igreja, p. 117).
- Nomeação de oficiais entre as eleições (ver Manual da Igreja, p. 116).
- Relatório da Comissão de Nomeações (ver Manual da Igreja, p. 113-116).
- Transferência de membros (ver Manual da Igreja, p. 53-54).
Reunião administrativa
Já a Reunião Administrativa é basicamente uma reunião dos membros da Igreja Local e os principais itens a serem tratados são:
- Definição do número de membros da Comissão da Igreja para constituir quórum (ver Manual da Igreja, p. 135).
- Definição do número de membros da Reunião Administrativa da Igreja para constituir quórum (ver Manual da Igreja, p. 131).
- Relatórios sobre os trabalhos da igreja (ver Manual da Igreja, p. 132).
- Disciplina eclesiástica de membro (ver Manual da Igreja, p. 66-67).
- Orçamento anual (ver Manual da Igreja, p. 132).
- Plano de ação para o ano seguinte (ver Manual da Igreja, p. 132).
- Relatório da Comissão de Nomeações (ver Manual da Igreja, p. 113-116).
Dúvidas quanto a itens das reuniões
Alguns itens geram maior dúvida, portanto, aqui vamos distinguir como
deverão ser apresentados
- Carta de transferência: Deve ser apresentada à igreja num culto de sábado pela manhã.
- Disciplina eclesiástica: Deve ser apresentada numa Reunião Administrativa da igreja devidamente convocada.
- Orçamento anual: Deve ser apresentado numa Reunião Administrativa da igreja devidamente convocada.
- Relatório de nomeações: Pode ser apresentado à igreja tanto num culto de sábado pela manhã, como numa Reunião Administrativa da igreja devidamente convocada.
- Venda ou aquisição de imóveis: a Comissão da Igreja apenas encaminha para estudos à Comissão Diretiva da Associação. A igreja local não tem autonomia para a realização desses negócios.
Destaque
Outros assuntos de caráter apenas administrativo e que não envolvam os itens mencionados anteriormente ou pelo Manual da Igreja, não necessitam de voto de aprovação da igreja em um culto de sábado pela manhã, ou na Reunião Administrativa da igreja devidamente convocada. Serão apenas lidos numa sequência para conhecimento da igreja.
A Reunião Administrativa devidamente convocada ou a reunião de sábado pela manhã na qual se apresentam as recomendações da Comissão da Igreja deverá ser presidida pelo pastor distrital ou, na sua ausência, pelo ancião devidamente autorizado pelo pastor para os assuntos previstos no Manual da Igreja.
Importante sobre ATAs
A primeira folha da Ata sempre deve ficar na folha direita do livro de Atas ou do Fichário.
- Numeração: A primeira Ata do ano começará a partir do número 1, pois a sequência é anual. A próxima Ata deverá continuar com o número sequencial de votos durante o ano. Usa-se quatro dígitos para indicar o ano vigente, seguido de um hífen e o
número do voto que deverá obedecer a uma ordem crescente e anual. Ex.: 2025-001; 2025-002, 2025-003.
O número dos votos da Comissão Diretiva da Igreja e da Reunião Administrativa e Reunião Regular são diferentes por se tratarem de reuniões diferentes.
- Cabeçalho: Deverá conter o nome da igreja, data, horário e local onde se reuniu a Comissão e em que data o relatório da comissão foi apresentado e/ou votado pelo plenário da igreja.
Redação do Voto: Na agenda, usa-se a expressão PROPÕE-SE. Na Ata, usa-se a expressão VOTADO, ambas seguidas de um verbo na forma infinitiva. Ex.: Registrar, aprovar, autorizar, comprar, nomear, etc. - Encerramento da Ata: No final da Ata, escreve-se o nome do presidente e do secretário da presente comissão/reunião e somente eles assinam.
Formatação da ATA
Provavelmente você já recebeu o modelo digital, o que facilita bastante, pois é só salvar com outro nome e ir preenchendo por cima. Temos também na página Materiais de Apoio um modelo de Ata, mas colocamos aqui também os detalhes da formatação para não ficar dúvida.
1. Layout: Tamanho carta. Fonte Times New Roman | Tamanho: 12. Texto justificado, recuo antes do texto: 2,5 cm, espaçamento simples no texto e duplo entre os votos.
2. Paginação: Deve seguir a ordem conforme a página da Ata anterior. Exemplo: se a última ata terminou na página 250, a próxima ata deve iniciar na página 251. Porém, se a última ata terminou na página 249, a próxima Ata deve iniciar na página 251. Ou seja, sempre deve iniciar em número ímpar, pois a primeira folha da Ata sempre deve ficar na folha direita do livro de Atas ou do Fichário.
3. Espaçamento: Antes: 0 pt | Depois: 0 pt | Entre linhas: Simples
4. Margens: Todas: 2,54 cm | Medianiz: 1 cm. Configurar diferentes páginas: pares (cabeçalho na esquerda) e ímpares (cabeçalho na direita), diferente na primeira página. Layout: Cabeçalho e rodapé 2,54 cm.
5. Numeração: centralizada em todas as páginas, como rodapé.
6. Cabeçalho: Fonte: Times New Roman, Tamanho: 12. Páginas ímpares, alinhar à direita. Páginas pares, alinhar à esquerda. Para as reuniões administrativas e regulares, no cabeçalho deverá conter o nome da igreja, data, horário e local onde se reuniu a Comissão Diretiva e em que data o relatório da Comissão foi apresentado e/ ou votado pelo plenário da igreja. Em todas as atas, deverá conter no cabeçalho o seguinte texto:
DOCUMENTO CONFIDENCIAL
ATENÇÃO: Todo o conteúdo desta ata está sob a proteção da lei, e a divulgação de qualquer nome, dado, número, decisão, ou de qualquer informação nela contida não poderá ser realizada por qualquer meio físico ou digital, sem a autorização expressa da (Nome da Associação) dos Adventistas do Sétimo Dia. A pessoa física ou jurídica que violar essa confidencialidade estará sujeita a sanções administrativas, cíveis e penais.
7. Encerramento da ata: Registrar quem fez a oração final. Escrever o nome do presidente e do secretário. Após revisar os votos, o presidente e o secretário devem rubricar todas as páginas e assinar ao final da ata.
Arquivamento de ATAs
Impresso: Imprimir, assinar (secretário e presidente) arquivar adequadamente no Livro de Atas/Fichário e posteriormente encadernar.
Digital: Se possível, manter um backup local das atas digitalizadas
Estrutura do voto
1. Numeração: Usam-se quatro dígitos para indicar o ano vigente, seguido de um hífen e o número do voto com três dígitos, que deverá obedecer a uma ordem crescente e anual. Por exemplo: 2025-001. A primeira ata do ano vigente começará a partir do número 1, pois a sequência dos votos se renova a cada início de ano. O número dos votos da Reunião Administrativa segue a mesma sequência da Reunião Regular, essa numeração é diferente da ata de Comissão diretiva. (confira os modelos na página 93 em diante)
2. Título: Deverá conter resumidamente o assunto seguido do verbo que indique a decisão a ser tomada. Exemplo: CERIMÔNIA DE CASAMENTO – APROVAR.
3. Considerandos: Quando se fizer necessário, os votos terão “CONSIDERANDOS” que servirão para esclarecer a decisão tomada. Esses “CONSIDERANDOS” devem aparecer antes do registro da decisão, indicado por VOTADO.
4. Redação do voto: Usa-se a palavra VOTADO na ata seguida de um verbo na forma infinitiva, o mesmo que aparece no título. Por exemplo: registrar, encaminhar, solicitar, aprovar, autorizar, comprar, nomear e etc. Sempre deixe muito claro na redação do voto o que está sendo votado, com informações precisas e necessárias para o pleno entendimento do assunto.
Como retificar um voto
Para alterar um voto que já foi registrado, basta registrar um novo voto mencionando o número do voto anterior a ser alterado e destacar o que é para ser removido com a função tachado (no word), e o que é para ser acrescentado/inserido, destacar com a função de sublinhar no word.
