Procedimento do Secretário Antes da Comissão
1. Preparar, junto com o pastor e o ancião da igreja, uma lista das datas, horários e locais das reuniões da Comissão Diretiva da Igreja durante o ano, que seja votado por ela. A Comissão Diretiva da Igreja deve se reunir pelo menos uma vez por mês (ver Manual da Igreja, p. 142).
2. Construir a agenda com os itens encaminhados pelo pastor, pelos anciãos e pelos diretores dos departamentos da igreja e outros, com os respectivos documentos anexos, obedecendo à mesma ordem da agenda (ver materiais de apoio).
3. Discutir antecipadamente os itens da agenda com o pastor e os anciãos ou com a Comissão Administrativa (pastor, ancionato, secretário e tesoureiro), se houver uma.
4. Fazer cópias de agendas em número suficiente para todos os membros da Comissão Diretiva da Igreja. Em igrejas onde existam as condições Reuniões e Registros 55 adequadas, poderá ser usada uma agenda em formato digital, a qual poderá ser enviada aos membros via e-mail.
5. Convocar, com a devida antecedência, os membros da Comissão Diretiva da Igreja, informando-lhes data, horário e local da reunião. A convocação da Comissão Diretiva da Igreja deve ser feita no culto regular do sábado (ver Manual da Igreja, p. 142, 143).
6. Cuidar para que se prepare com antecedência a sala em que será realizada a reunião da Comissão Diretiva da Igreja. De preferência, manter sempre o mesmo local, e que este seja arejado, limpo e bem iluminado.
7. Chegar com antecedência para organizar o ambiente, certificando-se de que tudo o que é necessário para o bom andamento da Comissão Diretiva da Igreja esteja preparado (cadeiras, projetor, som, mesa, etc.).
8. Se o secretário não puder estar presente na reunião, que o secretário associado seja acionado ou que faça arranjos com o pastor ou o ancião que presidirá a reunião para decidir quem fará sua tarefa.
